Nel mondo del lavoro ci sono alcune tipologie di attività professionali dove i lavoratori dipendenti devono affrontare alcuni generi di spesa essenziali. Per far fronte a questo tipo di questione e al fine di ricevere il rimborso di tali spese, il lavoratore deve effettuare una compilazione di quella che viene chiamata appunto una nota spese. Chi conosce questo tipo di attività saprà bene delle problematiche e soprattutto dei tempi che richiedono le gestioni di note spese, rendicontazione, raccolta di giustificativi e via dicendo.
Note spese: come gestire al meglio questo servizio
Un’azienda o una società ben strutturata solitamente affida questo tipo di pratiche all’amministrazione contabile, la quale dovrà dedicare una cospicua porzione di tempo a questo tipo di attività. Proprio da questo tipo di esigenza nasce l’idea di N2F di creare una app capace di risolvere la questione note spesa in modo rapido, efficace e con un margine di errore davvero ridotto, in quanto grazie alla possibilità di inserimento delle spese tramite foto della ricevuta, sarà possibile processare e rendicontare tale operazione in tempo reale. Questo tipo di servizio è stato studiato per funzionare anche senza rete ed è possibile gestirlo sia su dispositivi Android che su iOS, attraverso gli store digitali di Google Play e di App Store. I passaggi necessari per la compilazione di una nota spesa sono davvero essenziali e semplici. Una volta acquisita la spesa, si invia la foto della ricevuta, dopodiché le spese saranno completate dal dipendente. Nello stesso momento può avvenire il terzo passaggio, quello di approvazione e verifica da parte dei manager, che approveranno oppure no le dette spese.
Il software di N2F per una risoluzione efficace del tempo
L’innovazione data da questo servizio è davvero di facile comprensione, visto che la nota spesa viene praticamente lavorata e creata attraverso l’invio e la ricezione di foto di ricevute. A rendere questo servizio davvero pratico e apprezzato sia per i dipendenti, sia per la parte manageriale e contabile, c’è il concetto di base di funzionalità e di tempo. Oggi chi fa questo tipo di lavoro, conosce bene l’importanza della gestione del tempo speso e degli interventi con i propri clienti, ma a rendere il servizio di N2F all’avanguardia è principalmente lo studio del software che gestisce le note spese e le indennità chilometriche. E’ stato calcolato che ogni dipendente debba dedicare mediamente circa tre ore al mese per la compilazione corretta di una nota spesa. Lo stesso discorso vale anche per le fatture elettroniche, una questione che pone un interrogativo necessario circa il passaggio tra una gestione contabile di tipo analogica e una più efficace gestione attraverso software digitale di ultima generazione. Pensiamo ad esempio a come veniva effettuata una nota spese fino a qualche tempo fa, dove bisogna compiere una raccolta di materiali cartacei per la documentazione e la rendicontazione effettiva, organizzando tutti gli scontrini e le ricevute che venivano accumulate.
La gestione della nota spesa tramite software aziendale
Oggi grazie ai software e alle app gestionali di N2F questo tipo di problematica può essere facilmente risolta, utilizzando i tre differenti pacchetti di note spesa: Business, Enterprise o Advanced. Questo tipo di servizio è utile non sono per chi è dipendente, ma anche per la parte gestionale e manageriale di un’azienda, in quanto identifica e riduce tutte le voci e le spese che risultano ingiustificate e che capita spesso di processare erroneamente con un sistema tradizionale di gestione di note spese. Dal punto di vista contabile l’utilizzo di questo servizio riduce drasticamente il ricalcolo delle tasse recuperabili, in quanto tutti gli importi verranno gestiti dal software contabile, che processerà le spese. Ci sono poi servizi aggiuntivi e opzionali che possono essere applicati come ad esempio la politica di spesa impostata sui rimborsi eccedenti. In pratica attraverso l’utilizzo di questo software le note spese non saranno più difficile da gestire e da processare, sia per quanto riguarda la parte amministrativa, sia per il lavoratore dipendente che deve effettuarla.
